متابعة الاحتياج والصرف
العناوين:
متابعة الاحتياج.
شرح الحالة التي يمر بها الاحتياج.
متابعة الحالة | التفويض.
متابعة الصرف | استلام أمر الصرف.
يوجد نوعان للمتابعة:
متابعة الاحتياج: بعد ارسال الاحتياج يظهر في هذا الجزء سير معاملة الاحتياج(رقم1)
متابعة الصرف: بعد استلام التفويض يظهر في هذا الجزء سير الاصناف التي صرفت لكم وكيفية استلامها من المستودع(رقم2)
متابعة الاحتياج:
في الصورة التالية يظهر لنا وجود سجل احتياج رقمه (1) ، وحالته (احتياج جديد) لمشاهدة تفاصيله اضغط على كلمة معاينة (رقم3) ، ستتظهر لك التفاصيل(رقم4).
شرح الحالة التي يمر بها الاحتياج (رقم2):
يمر على ملف الاحتياج سبعة حالات من بدء ارسال المدرسة للاحتياج وهي مرتبة كالتالي:
1) مؤجل:هذا الطلب ادرج في قائمة الانتظار لعدم وجوده حاليا في المستودع ، ويتم دراسته أو صرفه أول ما يتم تامينه في المستودع حسب أولوية الصرف.
2) دراسة : فتح الاحتياج ودراسته من مشرفي التجهيزات ، حيث بعض الطلبات تحتاج إلى زيارةالمشرف للمدرسة للوقوف على الطلب.
2) مفوض: تم الانتهاء من الدراسة وتم ارسال تفويض الاحتياج إلى المدرسة لتاكيد صرف هذا الاحتياج من المستودع واضافة اسم المستلم.
3) تم تأكيد المدرسة للتفويض و انتظار التجهيزات لإرسال أمر الصرف: قامت المدرسة بتأكيد الاستلام وارساله لإدارة التجهيزات حتى يتم ارسال استمارة الصرف مباشرة للمدرسة.
4) مؤكد: انتهت معاملة الاحتياج وبإمكان المدرسة أن تطلب احتياجا آخر .
الحالات التالية (5 + 6 + 7 ) تعتبر مسددة:
5) مرفوض: ليس للمدرسة حق في طلب هذا الصنف ويكتب سببه .
6) ملغي: إذا تأخرت المدرسة عن استلام تفويض الاحتياج ، يقوم النظام تلقائيا بإلغائه و تقديم المدرسة التي تليها في ترتيب الاحتياج، حيث يظهر نهاية صلاحية التفويض في صفحة الاحتياج (رقم5).
7) مصروف: تم صرفه للمدرسة وبإمكان المدرسة أن تطلب احتياجا آخر .
متابعة الاحتياج | التفويض:
اثناء متابعتك لصفحة متابعة الاحتياج والصرف ستجد أن حالة احتياجك قد تم تفويضه قم بالضغط على معاينة ستظهر لك هذه الصفحة كما في الصورة التالية ،حيث يجب ادخال اسم الشخص الذي سيستلم الاصناف من المستودع ورقم هويته (رقم4) ، ثم الضغط على أمر نعم ، استلمت تفويض الاحتياج (رقم6).
يجب أن تسارع باستلام التفويض قبل نهاية صلاحية التفويض (رقم3). حتى لا يتم الغاء طلبكم تلقائيا من النظام ، حيث يعطي النظام ثلاثة أيام إلى سبعة أيام لصلاحية التفويض.
لمعرفة الذي اعتمد صرفه لكم ، انظر إلى عنوان العمود (التفويض|المعتمد) (رقم1) ، واسم المستودع الذي ستتوجه إليه (رقم2).
متابعة الصرف | استلام أمر الصرف:
اثناء متابعتك لصفحة متابعة الاحتياج والصرف ستجد أنه تم ارسال أمر الصرف على جدول (متابعة الصرف) كما في الصورة التالية ، بالضغط على أمر معاينة ستظهر لك هذه صفحة سجل الصرف ، السهم الذي يشير له (رقم1).
قم بالضغط على أمر طباعة أمر الصرف (رقم2) ، سيظهر لك أمر الصرف ، قم بطباعتة عبر متصفحك.
